Contributie inning

De contributie inning van Die Haghe gaat via ClubCollect. Dit maakt het innen van contributie makkelijker en overzichtelijker. Maar hoe werkt het precies? English below

ClubCollect is geen incassobureau, maar een online facturatiemodule die onze vereniging ondersteunt bij het innen van contributiegelden. Aan het begin van elk seizoen ontvang je van ClubCollect een betaalverzoek met een link naar jouw persoonlijke betaalpagina per e-mail, sms of per brief. Op jouw persoonlijke betaalpagina kies je, afhankelijk van de instellingen van de vereniging, hoe je betaalt (termijnen) en welke betaalmethoden je gebruikt, namelijk iDeal, automatische incasso of bankoverschrijving.

De standaard is, betaling in één keer voor het gehele seizoen. Wil je dit niet dan kun je kiezen voor een betaling in termijnen. Dan verlopen de betalingen echter altijd via automatische incasso of bankoverschrijving en rekent ClubCollect een kleine administratieve bijdrage. Je bepaalt zelf op welke dag de betaling wordt afgeschreven, en voorafgaand aan iedere afschrijving ontvang je ook nog een aankondiging. Zo ben je altijd op de hoogte, en kun je ervoor zorgen dat je op tijd de overschrijving inplant!

Elk seizoen worden de volgende stappen doorlopen:

  • De penningmeester maakt een lijst aan met betaalgegevens en stuurt deze naar ClubCollect. Van deze betaalgegevens wordt een factuur gemaakt en aan de leden gezonden.
  • Op de dag dat de facturen verzonden worden, ontvangen de leden hun eerste betaalverzoek. In dat verzoek staat tevens een link waarmee zij kunnen inloggen op hun persoonlijke ClubCollect betaalpagina. Hier zien ze een overzicht van hun persoonsgegevens, de factuur en de bijbehorende factuurregels met bedragen en omschrijvingen.
  • Indien een lid het niet eens is met een bedrag of andere vraag heeft aan de club, dan kan deze op de persoonlijke pagina ook een bericht voor de penningmeester achterlaten. De penningmeester krijgt een mail dat een lid een vraag heeft gesteld en deze zal dan met een reactie komen.
  • Op de betaalpagina kunnen de leden een betaalkeuze maken. Zij kunnen kiezen voor een betaling ineens of een betaling in 4 termijnen (de voorkeur is betaling ineens).
  • Indien men kiest voor een betaling ineens dan kan men dit afronden via iDEAL of een automatische incasso inplannen.
  • Zodra de betaling is gelukt, ontvangen de leden hierover bericht. Ook als een incasso niet gelukt is of is gestorneerd, ontvangen de leden hier een melding van.
  • Bij een betaling in termijnen, kan men alleen een automatische incasso instellen.
  • Men kan op dat moment direct de 4 termijnen inplannen op een datum die het beste uitkomt.
  • Een aantal dagen voor de datum dat de incasso wordt aangeboden aan de bank, ontvangen de leden een notificatie. Ook hier geldt dat als een betaling is gelukt de leden een melding ontvangen en ook als een betaling niet gelukt is, dan wordt dit gemeld.
  • Bij beide betaalopties hoeven de leden de ClubCollect bankgegevens niet in te vullen, dit wordt automatisch aangevuld zodra een keuze wordt gemaakt.
  • Op de afschrijvingen zien de leden de gegevens van de ClubCollect derdengeldenrekening. 

 

The contribution collection of Die Haghe goes via ClubCollect. This makes the collection of contributions easier and more convenient. But how does it work exactly?

ClubCollect is not a collection agency, but an online billing module that supports our club in collecting membership fees. At the beginning of each season, ClubCollect sends you a payment request with a link to your personal payment page by e-mail, SMS or letter. On your personal payment page you choose, depending on the club's settings, how you will pay (instalments) and which payment methods you will use: iDeal, direct debit or bank transfer.

The standard is payment for the whole season. If you do not want this, you can choose to pay in instalments. In this case, however, the payments are always made by direct debit or bank transfer and ClubCollect charges a small administrative fee. You decide yourself on which day the payment will be deducted, and prior to each debit you will also receive an announcement. This way, you are always informed, and you can make sure to schedule the transfer in time!

Each season the following steps are taken:

  • The treasurer prepares a list of payment details and sends it to ClubCollect. From these payment details an invoice is made and sent to the members.
  • On the day the invoices are sent, the members receive their first payment request. In this request there is also a link to their personal ClubCollect payment page. Here they see an overview of their personal data, the invoice and the related invoice lines with amounts and descriptions.
  • If a member disagrees with an amount or has other questions for the club, they can also leave a message for the treasurer on the personal page. The treasurer will receive an email that a member has asked a question and will then respond with a reply.
  • On the payment page, members can make a payment choice. They can choose to pay all at once or in 4 instalments (lump sum payment is preferred).
  • If they choose to pay all at once, they can complete the payment via iDEAL or schedule a direct debit.
  • As soon as the payment is successful, the members will receive a message about this. Members will also be notified if a direct debit has failed or been reversed.
  • If you pay in instalments, you can only set up a direct debit. Members can then immediately schedule the four instalments for a date that suits them best.
  • A few days before the date that the direct debit is offered to the bank, the members receive a notification. Again, members are notified if a payment is successful, and they are also notified if a payment is unsuccessful.
  • With both payment options the members do not have to fill in the ClubCollect bank details, this is automatically completed as soon as a choice is made.
  • On the bank statement, members will see the details of the ClubCollect third-party account.
Algemene informatie Overzicht